Le règlement intérieur

Modifié suite à l’assemblée générale extraordinaire du 21/11/2018

Préambule

Le présent règlement intérieur est le règlement de l’association EM-France Sud-Ouest, soumise à la loi du 1er juillet 1901 et au décret du 16 août 1901.
Il est destiné à compléter les statuts de l’Association et à en fixer les divers points non précisés, notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’Association.
Le présent règlement intérieur est transmis à l’ensemble des membres de l’association, ainsi qu’à chaque nouvel adhérent. Il s’applique à tous les membres, et est annexé aux statuts de l’association.
Les dispositions du présent règlement intérieur doivent être interprétés à la lumière des statuts de l’Association. En cas d’ambiguïté ou de contradiction, les statuts s’appliquent par priorité devant le règlement intérieur.

Article 1 – Agrément des nouveaux membres.

Tout nouveau membre correspondant au statut de “membre adhérent” doit être parrainé et présenté par deux membres de l’association préalablement à son agrément. Il est agréé par le conseil statuant à la majorité de tous ses membres. Le conseil statue lors de chacune de ses réunions sur les demandes d’admission présentées.
Cela ne s’applique pas aux nouveaux membres de statuts “membre adhérent Recup’” (Particuliers, Restaurateurs et Autres Entreprises). Ceux-ci n’ont pas besoin d’être parrainés afin de devenir membre de l’association. Seuls le paiement de la cotisation et la signature du contrat-cadre correspondant à leur nature suffisent à leur intégration dans l’association.  
Toute personne, physique ou morale, doit accepter intégralement et sans réserve les statuts de l’Association, ainsi que le présent règlement intérieur.

Article 2 – Cotisation

L’adhésion de nouveaux membres est soumise au versement d’une cotisation, dont le montant sera fixé chaque année lors de l’Assemblée générale ordinaire de l’Association, dépendamment de la nature de l’adhésion du membre.
Pour l’année 2019 :
    • Membre fondateur et membre projet : 5 €
    • Membre adhérent : 20 €
    • Membre actif agricoles: 5 € / hectare exploité
    • Membre adhérent Récup’ Particulier : 70 €
    • Membre adhérent Récup’ Restaurateur ou Entreprise : 300 à 1000 € suivant le nombre de couverts ou le volume des biodéchets générés.
Toute cotisation versée à l’Association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement de cotisation en cours d’année, quelle qu’en soit la raison.  

Article 3 – Démission – Exclusion – Décès d’un membre

  1. La démission doit être adressée au président du conseil par lettre recommandée. Elle n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire.
  2. Comme indiqué à l’article « N » des statuts, l’exclusion d’un membre peut être prononcée par le conseil, pour motif grave. Sont notamment réputés constituer des motifs graves :
          ▪ la non-participation aux activités de l’association ;
          ▪ une condamnation pénale pour crime et délit ;
          ▪ toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’association ou à sa réputation.
    En tout état de cause, l’intéressé doit être mis en mesure de présenter sa défense, préalablement à la décision d’exclusion.
    La décision d’exclusion est adoptée par le conseil statuant à la majorité des deux tiers des membres présents.
  3. En cas de décès d’un membre, les héritiers ou les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l’association.

La cotisation versée à l’association est définitivement acquise, même cas en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre en cours d’année.

Article 4 – Assemblées générales – Modalités applicables aux votes

  1. Votes des membres présents
    Les membres présents votent à main levée. Toutefois, un scrutin secret peut être demandé par le conseil ou 25 % des membres présents.
  2. Votes par procuration
    Si un membre de l’association ne peut assister personnellement à une assemblée, il peut s’y faire représenter par un mandataire auquel il donne procuration par écrit.

Article 5 – Indemnités de remboursement.

Les administrateurs et/ou membres élus du bureau et/ou membres adhérents impliqués sur une activité de l’association, peuvent prétendre au remboursement des frais engagés dans le cadre de leurs fonctions et sur justificatif. Exceptionnellement, des membres et des bénévoles agissant pour l’association peuvent prétendre au remboursement des frais engagés avec accord préalable du bureau ou du Conseil d’Administration.
Les personnes souhaitant profiter d’un remboursement pour toute transaction effectuée au nom de l’association doivent remplir une note de frais précisant le montant et les raisons de la dépense. Les notes de frais sont ensuite validées en Conseil d’Administration par ses membres.
Des plafonds concernant le prix des tickets de transport et des nuitées d’hébergement (hôtel, auberge de jeunesse, airbnb, ...) seront fixés par le bureau lors de sa prochaine réunion.  
Il est possible pour une personne ayant avancé des frais de refuser un remboursement et d’en faire don à l’association afin de profiter de la réduction d’impôt sur le revenu (art. 200 du CGI).

Article 6 – Gestion des comptes bancaires de l’association.

Seul le bureau (Président(e) et Trésorièr(e)) a accès au compte principal de l’association.
Un compte particulier est dédié au projet Recup’ et est approvisionné par les recettes nettes du projet : recettes brutes du projet moins un pourcentage versé sur le compte principal de l ‘association. Ce pourcentage est fixé à 8 %  pour l’année 2019.
Les membres du bureau et le responsable financier du projet ont accès au compte du projet et ont le droit de l’utiliser. L’ensemble des frais et des investissements du projet doivent être issus de ce compte, y compris les notes de frais entrant dans le cadre du projet.

Article 7 – Déontologie et savoir-vivre.

Toutes les activités de l’Association doivent se pratiquer dans un esprit d’ouverture, de tolérance et de respect. Tout comportement contraire à l’éthique et aux valeurs de l’Association pourra être soumis à poursuite.
Par ailleurs, il ne doit pas être fait état de religion, de politique ou de discrimination, quelle qu’elle soit. Les membres s’engagent à rester modérés, calmes, consciencieux, et neutres sur le plan politique, philosophique ou religieux, et à ne pas faire état de de leurs préférences, croyances et idéaux.

Article 8 – Cotisation

La liste des membres de l’Association est strictement confidentielle. Tout membre de l’Association s’engage à ne pas divulguer à autrui les coordonnées et informations personnelles des autres membres de l’Association, qu’il a connues par le biais de son adhésion à l’Association.
L’Association s’engage par ailleurs à respecter la charte de la Commission nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). Le fichier des membres de l’Association ne pourra être communiqué à quelconque personnalité étrangère ou entreprise en faisant la demande. Ce fichier, comprenant les informations recueillies auprès des membres nécessaires pour l’adhésion à l’Association, peut donner lieu à l’exercice du droit d’accès et de rectification des données par chaque membre, selon les dispositions de la loi n°78-17 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.  

Article 9 – Commission de travail.

Des commissions de travail peuvent être constituées par décision du Conseil d’Administration, ou sur vote de l’Assemblée Générale.
Les commissions de travail peuvent traiter de sujets divers comme la modification des statuts, l’aspect juridique de la gestion de l’association, la réflexion sur les axes d’action de l’association, etc. Elles doivent être composées d’un minimum de trois personnes afin d’être considérées comme telles.
Le fonctionnement des commissions (à distance, rencontres régulières, etc.) est propre aux membres de chaque commission.

Article 10 – Modification du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur pourra être modifié par le Conseil ou par l’Assemblée Générale Ordinaire à la majorité des deux tiers des membres.
La proposition de modification doit être envoyée au Conseil d’Administration au moins 15 jours avant l’une de ses réunions. Le Conseil d’Administration a ensuite 15 jours pour valider ou non cette proposition qui doit ensuite être ratifiée de nouveau par l’Assemblée Générale.
Le présent règlement intérieur sera adressé à l’ensemble des membres de l’Association, ainsi qu’à tous les nouveaux adhérents.